📁 ¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos con datos personales en tu empresa?
En el mundo empresarial actual, donde el cumplimiento normativo y la protección de datos son claves, muchas empresas se preguntan:
¿Durante cuánto tiempo debo conservar documentos que contienen datos personales?
Desde Soluciones.si, te lo ponemos fácil. Te explicamos de forma clara y resumida cuáles son los plazos de conservación más habituales que marca la legislación vigente, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
🧾 ¿Por qué importa esto?
Conservar documentación más tiempo del necesario puede suponer un riesgo legal. Por el contrario, eliminarla antes de tiempo puede acarrear sanciones o problemas ante una inspección fiscal, laboral o judicial. La clave está en cumplir con los plazos legales y tener un plan claro de conservación y destrucción segura.
📌 Tabla resumen: documentos y sus plazos de conservación
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Normativa aplicable |
|---|---|---|
| Bases de datos propias | Mientras dure el tratamiento | RGPD y LOPDGDD |
| Contratos y acuerdos | Durante el contrato + 5 años | Código Civil |
| Contratos de trabajadores | Durante la relación + 5 años | Normativa laboral |
| Currículums | Hasta 24 meses | LOPDGDD |
| Subvenciones y ayudas | 6 años | Normativa de subvenciones |
| Administración societaria | 10 años | LGT, Código Penal |
| Propiedad intelectual e industrial | 5 años | Normativa específica |
| Facturas y tickets | 10 años | Normativa fiscal y contable |
| Formularios internos | 15 años | Recomendación legal |
| Imágenes CCTV | 1 mes | LOPDGDD y AEPD |
| Libros contables y auditorías | 6 años | Código de Comercio |
| Registro de visitas | 1 mes | Instrucción AEPD |
| Nóminas y cotizaciones | 10 años | LGT y normativa laboral |
| Licencias y certificados | 6-10 años | Código Penal y Comercio |
| Pólizas de seguros | 2 a 10 años según el tipo | Ley de Contrato de Seguro |
| Registros médicos laborales | 5 años | Normativa laboral |
| Registro horario trabajadores | 4 años | Normativa laboral |
| Gestión de residuos | 3 años | Código de Residuos |
| Retenciones fiscales | 10 años | LGT |
| Transferencias internacionales de datos | 3 años | RGPD |
| Registros de webs y cookies | Mientras dure el tratamiento | RGPD y LOPDGDD |
🗑️ ¿Y cómo destruir los documentos correctamente?
Recuerda: no basta con tirar un documento a la papelera.
Hay que garantizar su eliminación segura, tanto si son documentos físicos como soportes electrónicos:
-
Papel: destructora de corte en partículas (norma DIN 66399) o servicios certificados.
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Soportes electrónicos: destrucción física o borrado certificado según el Real Decreto 110/2015.
🧩 ¿Necesitas ayuda para implantar una política de conservación y destrucción?
En Soluciones.si podemos ayudarte a:
✅ Clasificar tus documentos según su contenido y tipo de dato.
✅ Establecer plazos personalizados y automatizados.
✅ Implantar procesos de destrucción segura.
✅ Cumplir con el RGPD y evitar sanciones.
¿Hablamos?
💬 Escríbenos o llámanos al 911 895 172 y te asesoramos sin compromiso.
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