Manual de uso y buenas recomendaciones para el correo electrónico compartido de Office 365 o Exchange online

El correo electrónico puede ser utilizado mediante Outlook instalado en el ordenador, o mediante un acceso web en esta dirección:  https://outlook.office365.com

Nuestra recomendación es usar el acceso  al correo mediante web, el motivo es porque el volumen de correo no viaja desde el servidor a nuestro ordenador local, sino que se visualiza en tiempo real el contenido del servidor de correo. Es decir no hay lentitud y los cambios se realizan en tiempo real.

Pero hay aplicaciones como Kmaleon que necesitan Outlook para anexar documentación. Podría usarse Outlook sólo para enviar desde Kmaleon, y la versión vía web para reenviar, contestar correos, etc.
Si es 100% necesario usar Outlook debemos tener en cuenta de que Outlook se puede bloquear debido al volumen de correos, y esto es su funcionamiento normal. Si su fichero local llega a 50GB se puede bloquear en caso de ser Outook 2016, en las versiones anteriores ocurre al llegar a los 20GB.

Si Outlook con una cuenta de correo configurada se bloquea o va lento es por dos únicos motivos:

Problema 1:
– Tiene demasiados mensajes almacenados.

Solución  al problema 1:
– Borrar correos del servidor y archivar los que se quieran mantener en un archivo local, llamado .PST donde se almacenan esos correos. Aparecerá a la izquierda en Outlook bajo el archivo actualmente en uso de correos, con su propia organización de carpetas, etc.

Problema 2:
– Outlook está descargando correos a través de internet desde el servidor de correo, esto ocurre cuando hace horas o días que no se abre Outlook, o cuando se configura por primera vez, o cuando el fichero de Outlook se corrompe por tener demasiados correos, y esto es algo habitual.

Solución al problema 2:
– Esperar a que Outlook termine de sincronizar, esto puede tardar horas o días según la cantidad de correos que tenga el servidor. Y mientras se puede trabajar con el correo electrónico accediendo vía web al buzón de correo en la dirección https://outlook.office365.com, además si el archivo se ha corrompido, éste dejará de ser accesible hasta que se realice una reparación del mismo que puede llevar horas dependiendo de su tamaño.

PREVENCIÓN:

Para prevenir los problemas, el buzón de correo tiene que tener el mínimo de correos almacenados en el servidor.
Para evitar que esto suceda una única persona de la empresa tiene que realizar una tarea diaria o semanal de archivado de correos electrónicos.
Esta tarea consiste en mover los correos desde el servidor a un almacén de correos local (fichero .PST) en su ordenador, así se borrarán del servidor y la sincronización y la descarga para todo el mundo será más rápida porque el tamaño global de los correos almacenados en el servidor disminuirán.

Esta persona será la única que podrá acceder a esos correos antiguos archivados, y el resto de las personas deberán pedirle los correos antiguos en caso de que los necesiten. Esta tarea debe hacerla una persona de la empresa que tenga el suficiente criterio como para borrar los archivos que sean necesarios y archivar sólo los importantes.
Será necesario hacer una copia de seguridad de esos ficheros locales con el histórico de los correos, ya que si se rompe su ordenador se perderían esos ficheros.

Para cualquier duda puede llamarnos por teléfono y le ayudaremos.

Un saludo